Audit pemasaran
Merupakan kegiatan pemeriksaan terhadap segenap program pemasaran pada suatu perusahaan atau unit bisnis secara komprehensif, sistematis, independen, dan berkala-- terbukti ampuh untuk menepis fenomena tersebut dengan memberikan pendekatan yang terstruktur terhadap pengumpulan dan analisis data/informasi pada lingkungan bisnis yang kompleks dan selanjutnya dapat ditindak lanjuti dengan melakukan langkah-langkah korektif sehingga efektivitas program-program pemasaran dapat tercapai.
Kasus O’Brien Candy Company –perusahaan kembang gula di Amerika Tengah-- dapat memberikan gambaran betapa pentingnya pelaksanaan audit pemasaran. Suatu ketika, perusahaan tersebut pernah menghadapi persoalan berat berupa penurunan tingkat penjualan dan keuntungan. Top management berpendapat bahwa penyebabnya terletak pada tenaga penjual yang dianggap tidak bekerja keras dan kurang terampil. Untuk itu, mereka memperkenalkan suatu sistem perangsang konpensasi baru dan mempekerjakan pelatih tenaga penjualan untuk mendidik para pegawai penjualan dalam bidang perniagaan dan teknik-teknik penjualan moderen.
Akan tetapi, sebelum melakukan hal tersebut, mereka memutuskan untuk mempekerjakan konsultan pemasaran untuk melakukan audit pemasaran dengan menghasilkan kesimpulan tegas tentang permasalahan perusahaan O’Brien yang tidak akan terpecahkan dengan cara-cara peningkatan kemampuan tenaga penjualan; karena permasalahan yang sesungguhnya dihadapi perusahaan bersifat lebih mendasar. Antara lain (a) Tujuan-tujuan pemasaran perusahaan tidak jelas dan tidak realistis, (b) Strategi perusahaan tidak memperhitungkan perubahan pola penyaluran atau menyelenggarakan perubahan pasar yang cepat, (c) Perusahaan lebih dijalankan oleh organisasi penjualan daripada oleh organisasi pemasaran, (d) Jajaran produk perusahaan berada dalam keseimbangan yang mengkhawatirkan. Dua macam produk yang menonjol menanggung 75% dari seluruh penjualan dan tidak memiliki potensi untuk berkembang, (e) Serangkaian variabel pemasaran (marketing mix) perusahaan tidak seimbang dan terlalu banyak menghabiskan dana untuk tenaga penjualan tapi tidak cukup untuk bagian pengiklanan, (f) Perusahaan tidak memiliki prosedur pengembangan produk baru secara berhasil, (g) Usaha penjualan tidak terarah pada perhitungan yang menguntungkan.
Ternyata persoalan yang ditangkap top management O’Brien bahwa tenaga penjual yang dianggap kurang kerja keras tidak lebih dari sekedar symptom. Akar permasalahan perusahaan baru dapat ditangkap secara utuh setelah melaksanakan audit pemasaran. Kasus O’Brien secara gamblang menunjukkan betapa pentingnya audit pemasaran untuk mengetahui permasalahan pemasaran yang sesungguhnya dihadapi perusahaan. Tanpa melakukan audit pemasaran maka persoalan perusahaaan O’Brien tak kunjung terpecahkan karena upaya manajemen untuk membasmi ‘penyakit’ dilakukan dengan ‘obat’ yang tidak tepat.
Audit pemasaran tidak hanya memberikan manfaat yang besar bagi perusahaan yang sedang dirundung persoalan. Dalam situasi normal, berbagai industri dapat melaksananakan audit pemasaran dan menindaklanjutinya dengan baik. Dampaknya adalah perusahaan mampu memperkecil kesenjangan negatif antara lingkungan bisnis dengan strategi, taktik, dan kapasitas internal perusahaan sehingga memiliki tingkat return on investment (ROI) yang jauh lebih baik dibandingkan dengan perusahaan yang tidak memperhatikan audit pemasaran sebagaimana mestinya.
Ini dapat dilihat dari penelitian yang menunjukkan bahwa perusahaan dengan kesenjangan negatif besar mempunyai ROI lebih kurang setengah dari perusahaan dengan kesenjangan negatif kecil. Tidak mengherankan bila sejumlah perusahaan terkemuka di manca negara telah memahami arti penting dan mengimplementasikan audit pemasaran sehingga kontrol strategi perusahaan dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan perencanaan pemasaran yang telah ditetapkan. Di samping itu, program pemasaran dapat berjalan secara lebih efektif yang pada gilirannya kinerja pemasaran dapat terus ditingkatkan.
Dengan ungkapan lain dapat dikatakan bahwa pelaksanaan audit pemasaran akan memastikan strategic control mechanism perusahaan dapat berjalan dengan baik. Selain itu juga memudahkan pencapaian tujuan, siasat, dan sistem pemasaran yang disesuaikan secara optimal dengan lingkungan pemasaran; sekarang maupun masa mendatang; sebagai strategic control dan sekaligus merupakan alat penilai keberhasilan pemasaran (marketing effectiveness rating instrument) yang akan menggambarkan keberhasilan pemasaran secara menyeluruh.
Arti penting audit pemasaran akan semakin dirasakan ketika perusahaan memahami sejumlah keuntungan yang akan dipetik apabila rekomendasinya dilaksanakan dengan baik. Manfaatnya adalah (a) Memberikan evaluasi yang independen dan tidak bias terhadap program-program pemasaran, termasuk strategi, penawaran, dan kreativitas suatu perusahaan, (b) Dapat mengidentifikasi area-area yang dibutuhkan dalam meningkatkan dan menghasilkan saran-saran dan ide-ide yang spesifik serta cara memperbaiki, (c) Identifikasi tersebut termasuk beberapa cara (several ways) untuk memperbaiki respon pemasaran, (d) Memberikan ide-ide baru yang segar, teknik-teknik, dan new direction pada masa datang, (e) Membantu perusahaan secara periodik dalam menganalisis upaya pemasaran, meng-create serta merevisi pendekatan pemasaran untuk mendapatkan hasil yang lebih baik.
Kita juga dapat mengacu kepada Brownlie yang mengutip sejumlah pakar seperti Phillip Kotler dan Aubrey Wilson yang menjelaskan bahwa audit pemasaran bermanfaat untuk (a) To judge an organization’s overall commitment to a marketing orientations, (b) To measure the extend to which marketing objectives have been achieved, (c) To indicate whether the route chosen (marketing strategy) was the most effective and profitable, (d) To indicate whether particular marketing activities are better intensified, adjusted or dproped.
Dengan demikian tidak berlebihan jika Hermawan Kartajaya menyatakan bahwa audit pemasaran adalah merupakan aktivitas vital yang sangat menentukan kesuksesan suatu perusahaan. Sementara Malcom McDonald berpendapat bahwa dalam iklim pasar yang semakin kompetitif saat ini, keberhasilan di masa depan datang dari perencanaan pemasaran yang cermat dan pelaksanaan audit pemasaran sangat menentukan keberhasilan implementasi perencanaan pemasaran tersebut.
Ironisnya, secara umum organisasi-organisasi bisnis yang ada di negeri ini belum melaksanakan audit pemasaran dengan keteguhan hati. Tidak banyak dari mereka yang aware terlebih lagi telah melaksanankannya secara ’paripurna’ di dalam menjalankan putaran roda perusahaan. Dheny Haryanto mengungkapkan hal ini dengan menyatakan bahwa audit pemasaran merupakan sebuah tahapan yang kerap terlupakan. Vice versa, melalui audit pemasaran, banyak perusahaan di manca negara mampu mendemonstrasikan hasil yang begitu baik, meyakinkan, dan signifikan yang mampu menopang peningkatan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Sejumlah penelitian dan fakta empiris juga mununjukkan bahwa audit pemasaran yang baik dan benar mampu memberi manfaat besar bagi perusahaan dalam meningkatkan efektivitas dan kinerja pemasaran. Dengan demikian sangat argumentatif jika penulis menarik benang merah yang tegas bahwa audit pemasaran merupakan kunci sukses bisnis di era milenium baru. Jangan lagi disisihkan!!!
Kini saatnya segenap organisasi bisnis mulai melirik, mempelajari, mendalami, dan melaksanakan audit pemasaran dengan baik dan benar sehingga suatu perusahaan yang mengimplementasikan dapat memetik manfaat sehingga mampu meningkatkan efektivitas pemasaran yang pada gilirannnya dapat meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Kesimpulan :
Audit yang melakukan pengujian-pengujian atas ketaatan atas kebijakan yang telah digariskan dalam bidang operasional.
pelaksanaan audit manufakturing mencakup seluruh lingkup ungsi manufakturing dan lingkup fungsi manajemen.
Minggu, 07 Maret 2010
Minggu, 28 Februari 2010
Audit Lingkungan
Audit Lingkungan
Pengertian audit lingkungan
• Proses menemukan tingkat yang dipilih dari suatu organisasi untuk mentaati persyaratan peraturan dan kebijakan serta standar internal.
Menurut The International Chamber of Commerce 1989:
• Audit lingkungan merupakan pengujian yang sistematis dari interaksi antara setiap operasi usaha dengan keadaan sekitarnya.
Falsafah manajemen lingkungan
1. Pemecahan masalah
2. Mengelola ketaatan
3. Mengelola kepastian lingkungan
Manfaat Audit lingkungan
Untuk meningkatkan efektifitas manajemen dan rasa memperbaiki aktifitas pengelolaan lingkungan yang ada
Audit lingkungan di Indonesia
Sesuai dengan GBHN 1993, sistem yang dianut dalam pelaksanaan pembangunan nasional adalah pembangunan yang berwawasan lingkungan.
“Pembangunan yang dilakukan untuk mengolah sumber daya alam, tetap memperhatikan kelestarian lingkungan.”
Dasar hukum upaya pelestarian lingkungan hidup adalah Undang undang no 4 tahun 1982 tentang ketentuan pokok pengelolaan lingkungan hidup
Pelaksanaan audit lingkungan hidup bersifat sukarela dan pemerintah tidak mewajibkan semua perusahaan melakukan audit lingkungan, namun pemerintah berhak melakukan pemeriksaaan
Auditing sebagai komponen dari manajemen lingkungan:
– Manajemen lingkungan merupakan kerangka kerja atau metode untuk menuntun organisasi dalam mencapai dan mempertahankan kinerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Sistem manajemen lingkungan terdiri dari:
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Menuntun dan mengarahkan
4. Mengkomunikasikan
5. Mengendalikan dan menelaah
kesimpilan:
audit lingkungan merupakan suatu system manajemen lingkungan kerangka kerja atau untuk menuntun suatu organisasi untuk mencapai dan mempertahankan kinerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
tahap evolusi dalam manajemen dari aktivitas lingkungan : pemecahan masalah, mengelola ketaatan , dan mengelola kepastian lingkungan.
dosen: RENNY NUR'AINY
Pengertian audit lingkungan
• Proses menemukan tingkat yang dipilih dari suatu organisasi untuk mentaati persyaratan peraturan dan kebijakan serta standar internal.
Menurut The International Chamber of Commerce 1989:
• Audit lingkungan merupakan pengujian yang sistematis dari interaksi antara setiap operasi usaha dengan keadaan sekitarnya.
Falsafah manajemen lingkungan
1. Pemecahan masalah
2. Mengelola ketaatan
3. Mengelola kepastian lingkungan
Manfaat Audit lingkungan
Untuk meningkatkan efektifitas manajemen dan rasa memperbaiki aktifitas pengelolaan lingkungan yang ada
Audit lingkungan di Indonesia
Sesuai dengan GBHN 1993, sistem yang dianut dalam pelaksanaan pembangunan nasional adalah pembangunan yang berwawasan lingkungan.
“Pembangunan yang dilakukan untuk mengolah sumber daya alam, tetap memperhatikan kelestarian lingkungan.”
Dasar hukum upaya pelestarian lingkungan hidup adalah Undang undang no 4 tahun 1982 tentang ketentuan pokok pengelolaan lingkungan hidup
Pelaksanaan audit lingkungan hidup bersifat sukarela dan pemerintah tidak mewajibkan semua perusahaan melakukan audit lingkungan, namun pemerintah berhak melakukan pemeriksaaan
Auditing sebagai komponen dari manajemen lingkungan:
– Manajemen lingkungan merupakan kerangka kerja atau metode untuk menuntun organisasi dalam mencapai dan mempertahankan kinerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Sistem manajemen lingkungan terdiri dari:
1. Perencanaan
2. Pengorganisasian
3. Menuntun dan mengarahkan
4. Mengkomunikasikan
5. Mengendalikan dan menelaah
kesimpilan:
audit lingkungan merupakan suatu system manajemen lingkungan kerangka kerja atau untuk menuntun suatu organisasi untuk mencapai dan mempertahankan kinerja sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
tahap evolusi dalam manajemen dari aktivitas lingkungan : pemecahan masalah, mengelola ketaatan , dan mengelola kepastian lingkungan.
dosen: RENNY NUR'AINY
Sabtu, 27 Februari 2010
AUDIT MUTU
A. PENGERTIAN AUDIT MUTU
Pengertian audit mutu dapat dijumpai dalam Panduan Audit Sitem Manajemen Mutu SNI 19-19011-2002. Dalam panduan tersebut, audit mutu didefinisikan sebagai proses sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauhmana kriteria audit dipenuhi (BSN, 2002). Audit Sistem Mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian aktivitas organisasi terhadap standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang telah ditentukan serta efektivitas dari penerapan system tersebut.
B. TUJUAN AUDIT MUTU
Dari pengertian audit mutu yang diuraiakan di atas, bahwa tujuan audit mutu adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis, dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap standar ISO 9001:2000. Hasil temuan auditor tersebut akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan. Secara rinci tujuan umum dari audit mutu yaitu (Willy Susilo,2000) :
1. Untuk memperoleh prioritas permasalahan yang tengah dihadapi organisasi
2. Untuk merencanakan pengembangan usaha Untuk memenuhi persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan
3. Untuk memenuhi persyaratan regulasi ataupun persyaratan kontrak dengan (misalnya) pelanggan
4. Untuk mengevaluasi terhadap pemasok
5. Untuk menemukan adanya potensi resiko kegiatan organisasi
Sedangkan tujuan audit mutu secara khusus adalah untuk memberikan umpan balik tentang kinerja organisasi yang diuraikan sebagai berikut (Iskandar Indranata,2006):
1. Mengarahkan pencapaian sasaran Memberikan sense of urgency
2. Menemukan peluang perbaikan
3. Memastikan apakah sistem diterapkan secara efektif
4. Mendeteksi penyimpangan-penyimpangan terthadap kebijakan mutu sedini mungkin
C. PRINSIP AUDIT MUTU
Audit mutu didasarkan pada sejumlah prinsip. Ketaatan dan kepatuhan terhadap prinsip tersebut merupakan prasyarat untuk memberikan kesimpulan audit yang sesuai dan cukup serta memungkinkan auditor bekerja secara independen untuk mencapai kesamaan kesimpulan pada situasi serupa. Prinsip Audit Mutu, secara garis besar terdiri dari dua prinsip yaitu prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor dan prinsip-prinsip yang terkait dengan kegiatan audit.
1. Prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor, yaitu :
a. Kode Etik sebagai Dasar Profesionalisme.
Kode Etik merupakan dasar profesionalisme auditor dalam pelaksaan audit. Profesionalisme dari seorang auditor tercermin pada sikap dapat dipercaya, memiliki integritas, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian. Seorang auditor harus mampu menunjukkan sikap berpendirian, yaitu sikap mampu memberikan penilaian yang proporsional dan kontekstual.
b. Menyajikan hasil yang obyektif dan akurat,
Seorang auditor berkewajiban untuk melaporkan hasil temuan audit secara benar dan akurat. Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit mencerminkan pelaksanaan kegiatan audit secara benar dan akurat. Hambatan signifikan yang ditemukan selama audit dan perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan antara tim audit dan auditi harus dilaporkan.
c. Profesional, memiliki kompetensi sebagai auditor.
2. Prinsip Audit yang relevan dengan kegiatan audit, yaitu :
a. Independen-auditor (mandiri dan tidak berpihak) tidak melakukan audit pada area yang bukan tanggungjawabnya.
b. Bukti Obyektif sebagai dasar membuat kesimpulan audit, dapat diverifikasi dan sample audit yang diambil cukup mewakili
c. Terencana, audit harus terencana secara sistematik sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi.
D. ALASAN MELAKUKAN AUDIT MUTU
Dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) ada beberapa alasan melakukan audit berkesinambungan yaitu untuk melihat efektivitas system berdasar sampling dan lokasi/bagian, walaupun alasan yang pokok memberi jaminan dan mencegah timbulnya masalah-masalah dan meningkatkan efektivitas SMM alasan melakukan Audit antara lain (Iskandar Indranata, 2006) :
1. Mengembangkan sistem pada organisasi.
2. Meyakinkan organisasi akan efektivitas dan kesesuaian akan system itu sendiri.
3. Meyakinkan organisasi dalam memilih pemasok baru, bahwa SMM pemasok sesuai dengan apa yang diinginkan organisasi.
4. Meyakinkan organisasi bahwa pemasok yang ada masih memenuhi persyaratan yang ditetapkan organisasi.
5. Memenuhi kesesuaian standar/undang-undang, bahwa organisasi harus terus menerus mengimplementasikan dan memelihara SMM secara konsisten.
E. MANFAAT AUDIT
Hasil audit dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperuam . alah atu manfaat audit yang paling sentral adalah sebagai dasar untuk mengambil keputusan, melakukan perbaikan, meningkatkan eisiensi dan efektivitas fungsi organisasi. Dengan informasi hasil penilaian auditor dan rekomendasi yang disampaikan, akan memungkinkan pimpinan unit operasi melakukan tindakan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi, efektivita maupun produktivitas usaha secara lebih terarah.
Proses audit merupakan media pembelajaran dan pertumbuhan yang tidak ternilai harganya bagi para pelaku audit itu sendiri. Karena melalui proses audit, tejadi proses pemahaman secara mendalam tentang seluk beluk operasi organisasi serta permasalahannya yang dihadapinya, baik permasalahan skala organisasi maupun permasalahan spesifik yang ada pada setiap fungsi dalam organisasi. Dengan demikian seorang auditor secara disadari atau tidak telah mempelajari proses manajemen organisasi secara komprehensif dan manajemen fungsional secara intensif. (BQST)
kesimpulan:
audit mutu merupakan proses sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauhmana kriteria audit dipenuhi.
audit mutu juga merupakan tujuan dari mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan
DOZEN: RENNY NUR'AINY
Pengertian audit mutu dapat dijumpai dalam Panduan Audit Sitem Manajemen Mutu SNI 19-19011-2002. Dalam panduan tersebut, audit mutu didefinisikan sebagai proses sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauhmana kriteria audit dipenuhi (BSN, 2002). Audit Sistem Mutu biasanya dilakukan untuk menentukan tingkat kesesuaian aktivitas organisasi terhadap standar Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2000 yang telah ditentukan serta efektivitas dari penerapan system tersebut.
B. TUJUAN AUDIT MUTU
Dari pengertian audit mutu yang diuraiakan di atas, bahwa tujuan audit mutu adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis, dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap standar ISO 9001:2000. Hasil temuan auditor tersebut akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan. Secara rinci tujuan umum dari audit mutu yaitu (Willy Susilo,2000) :
1. Untuk memperoleh prioritas permasalahan yang tengah dihadapi organisasi
2. Untuk merencanakan pengembangan usaha Untuk memenuhi persyaratan suatu sistem manajemen yang digunakan sebagai acuan
3. Untuk memenuhi persyaratan regulasi ataupun persyaratan kontrak dengan (misalnya) pelanggan
4. Untuk mengevaluasi terhadap pemasok
5. Untuk menemukan adanya potensi resiko kegiatan organisasi
Sedangkan tujuan audit mutu secara khusus adalah untuk memberikan umpan balik tentang kinerja organisasi yang diuraikan sebagai berikut (Iskandar Indranata,2006):
1. Mengarahkan pencapaian sasaran Memberikan sense of urgency
2. Menemukan peluang perbaikan
3. Memastikan apakah sistem diterapkan secara efektif
4. Mendeteksi penyimpangan-penyimpangan terthadap kebijakan mutu sedini mungkin
C. PRINSIP AUDIT MUTU
Audit mutu didasarkan pada sejumlah prinsip. Ketaatan dan kepatuhan terhadap prinsip tersebut merupakan prasyarat untuk memberikan kesimpulan audit yang sesuai dan cukup serta memungkinkan auditor bekerja secara independen untuk mencapai kesamaan kesimpulan pada situasi serupa. Prinsip Audit Mutu, secara garis besar terdiri dari dua prinsip yaitu prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor dan prinsip-prinsip yang terkait dengan kegiatan audit.
1. Prinsip-prinsip yang terkait dengan auditor, yaitu :
a. Kode Etik sebagai Dasar Profesionalisme.
Kode Etik merupakan dasar profesionalisme auditor dalam pelaksaan audit. Profesionalisme dari seorang auditor tercermin pada sikap dapat dipercaya, memiliki integritas, dapat menjaga kerahasiaan dan berpendirian. Seorang auditor harus mampu menunjukkan sikap berpendirian, yaitu sikap mampu memberikan penilaian yang proporsional dan kontekstual.
b. Menyajikan hasil yang obyektif dan akurat,
Seorang auditor berkewajiban untuk melaporkan hasil temuan audit secara benar dan akurat. Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit mencerminkan pelaksanaan kegiatan audit secara benar dan akurat. Hambatan signifikan yang ditemukan selama audit dan perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan antara tim audit dan auditi harus dilaporkan.
c. Profesional, memiliki kompetensi sebagai auditor.
2. Prinsip Audit yang relevan dengan kegiatan audit, yaitu :
a. Independen-auditor (mandiri dan tidak berpihak) tidak melakukan audit pada area yang bukan tanggungjawabnya.
b. Bukti Obyektif sebagai dasar membuat kesimpulan audit, dapat diverifikasi dan sample audit yang diambil cukup mewakili
c. Terencana, audit harus terencana secara sistematik sesuai dengan kebutuhan dan tujuan organisasi.
D. ALASAN MELAKUKAN AUDIT MUTU
Dalam Sistem Manajemen Mutu (SMM) ada beberapa alasan melakukan audit berkesinambungan yaitu untuk melihat efektivitas system berdasar sampling dan lokasi/bagian, walaupun alasan yang pokok memberi jaminan dan mencegah timbulnya masalah-masalah dan meningkatkan efektivitas SMM alasan melakukan Audit antara lain (Iskandar Indranata, 2006) :
1. Mengembangkan sistem pada organisasi.
2. Meyakinkan organisasi akan efektivitas dan kesesuaian akan system itu sendiri.
3. Meyakinkan organisasi dalam memilih pemasok baru, bahwa SMM pemasok sesuai dengan apa yang diinginkan organisasi.
4. Meyakinkan organisasi bahwa pemasok yang ada masih memenuhi persyaratan yang ditetapkan organisasi.
5. Memenuhi kesesuaian standar/undang-undang, bahwa organisasi harus terus menerus mengimplementasikan dan memelihara SMM secara konsisten.
E. MANFAAT AUDIT
Hasil audit dapat dimanfaatkan untuk berbagai keperuam . alah atu manfaat audit yang paling sentral adalah sebagai dasar untuk mengambil keputusan, melakukan perbaikan, meningkatkan eisiensi dan efektivitas fungsi organisasi. Dengan informasi hasil penilaian auditor dan rekomendasi yang disampaikan, akan memungkinkan pimpinan unit operasi melakukan tindakan perbaikan untuk meningkatkan efisiensi, efektivita maupun produktivitas usaha secara lebih terarah.
Proses audit merupakan media pembelajaran dan pertumbuhan yang tidak ternilai harganya bagi para pelaku audit itu sendiri. Karena melalui proses audit, tejadi proses pemahaman secara mendalam tentang seluk beluk operasi organisasi serta permasalahannya yang dihadapinya, baik permasalahan skala organisasi maupun permasalahan spesifik yang ada pada setiap fungsi dalam organisasi. Dengan demikian seorang auditor secara disadari atau tidak telah mempelajari proses manajemen organisasi secara komprehensif dan manajemen fungsional secara intensif. (BQST)
kesimpulan:
audit mutu merupakan proses sistematik, independen dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara objektif untuk menentukan sampai sejauhmana kriteria audit dipenuhi.
audit mutu juga merupakan tujuan dari mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan/atau perubahan
DOZEN: RENNY NUR'AINY
Minggu, 14 Februari 2010
AUDIT SDM
AUDIT SDM
Mungkin untuk sementara orang, jika mengenal kata audit langsung terbayang sesuatu yang berhubungan dengan standar, prosedur keuangan, finansial, prosedur dll, dimana dilakukan pengecekan, pemeriksaan apakah proses sudah dijalankan sesuai prosedur atau standar berlaku. Bagi yang berkecimpung dalam aspek keuangan, memang tidak aneh karena sudah ada standar internasional (GAAP, Sarbanes-Oxley, IFRS dll) atau untuk management juga ada standar ISO (9001, 14000, 18000). Tapi jika SDM diaudit, standar apa yang dipakai? mengapa harus ada audit SDM? Untuk apa ?. Mungkin bagi sebagian orang masih belum lazim mendengar istilah audit SDM.
Dengan perkembangan teknologi, sistem, manajemen maupun kebutuhan organisasi, fungsi audit sekarang sudah semakin meluas dan melingkupi hampir semua aspek manajemen. Ada audit keuangan, finansial, Information Technology, Safety, Lingkungan, audit energy dan bahkan SDM sendiri termasuk obyek yang dapat diaudit. Terus apa yang dimaksud dengan Audit SDM?.
Audit SDM adalah proses meninjau (review) secara komprehensif suatu sistem dan/atau proses suatu organisasi apakah sudah memenuhi kebutuhan atau proyeksi masa depan kebutuhan fungsi SDM organisasi, baik apakah itu untuk memenuhi standar lokal (pemda, pemprov), standar internal (SOP, Company Policy) atau regulasi (International Standard atau Standar pemerintah).
Manfaat Audit SDM
Manfaat utama dalam audit SDM diantaranya bisa mengetahui proses mana yang belum memenuhi persyaratan hukum berlaku sehingga meminimalisir proses internal organisasi yang berpotensi melanggar hukum, dan yang terpenting adalah membantu organisasi secara sistematis untuk mengidentifikasi kondisi saat ini serta langkah aksi apa yang perlu dijalankan untuk meningkatkan kinerja proses fungsi SDM.
Kegagalan dalam mengidentifkasi penyebab potensial yang bisa membahayakan atau berpotensi melanggar hukum dapat menimbulkan efek yang merugikan perusahaan atau organisasi. Karena itu, audit SDM merupakan salah satu cara untuk mengenal sejauh mana proses internal, sistem prosedur organisasi sudah memenuhi aspek keamanan baik secara hukum maupun juga membantu mengidentifikasi bagian SDM yang belum berjalan secara efektif dan efisien. Peninjauan secara berkala terhadap sistem dan prosedur organisasi yang berhubungan dengan SDM, tidak hanya membantu agar sistem dan prosedur tetap memenuhi persyaratan, namun juga membantu aspek finansial perusahaan agar tetap stabil dan mantap.
Obyek SDM yang diaudit
Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai berikut :
• Fungsi Perencanaan : Manpower Planning, Manpower Recruitment, Manpower Fulfillment, Sourcing Candidate.
• Fungsi Pengembangan : Training, Development, Coaching, Mentoring.
• Fungsi Informasi & Teknologi : Personnel Data base, Sistem Informasi Manajemen SDM (HRIS).
• Fungsi Pemerliharaan : Industrial Relation, Corporate Social Responsibility.
• Fungsi Penghargaan dan Penghukuman : Compensation & Benefit, Reward, Termination, Punishment.
• Fungsi Peningkatan kinerja : Performance Management System, Pay for Performance.
Dari aspek diatas, kebanyakan masih berkutat dalam hal sistem dan prosedur dimana aspek ini sering disebut sebagai sisi Hard Capabilities Organisasi. Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi pertimbangan audit, adalah juga mengaudit aspek Soft Organisasi, antara lain :
• Budaya Organisasi,
• Audit competency staff SDM,
• Audit kepuasan terhadap fungsi SDM.
Ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang mesti diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari perspektif dan tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan tersebut.
Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain :
• Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari
• Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement
• Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi
• Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan regulasi yang ada.
Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :
• SOP, aturan dan prosedur yang ada
• Pimpinan Departemen SDM atau personalia
• Pimpinan Departemen lain
NSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
Ada beberapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya :
• Wawancara
Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.
• Kuisioner
Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.
• Informasi Eksternal
Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.
Kesimpulan:
Audit SDM merupakan proses mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja.
Audit SDM juga dapat menimbulkan efek yang merugikan perusahaan atau organisasi. Karena itu, audit SDM merupakan salah satu cara untuk mengenal sejauh mana proses internal yang dapat mengidentifikasi bagian SDM yang belum berjalan secara efektif dan efisien.
DOzen : Renny Nur'aini
Mungkin untuk sementara orang, jika mengenal kata audit langsung terbayang sesuatu yang berhubungan dengan standar, prosedur keuangan, finansial, prosedur dll, dimana dilakukan pengecekan, pemeriksaan apakah proses sudah dijalankan sesuai prosedur atau standar berlaku. Bagi yang berkecimpung dalam aspek keuangan, memang tidak aneh karena sudah ada standar internasional (GAAP, Sarbanes-Oxley, IFRS dll) atau untuk management juga ada standar ISO (9001, 14000, 18000). Tapi jika SDM diaudit, standar apa yang dipakai? mengapa harus ada audit SDM? Untuk apa ?. Mungkin bagi sebagian orang masih belum lazim mendengar istilah audit SDM.
Dengan perkembangan teknologi, sistem, manajemen maupun kebutuhan organisasi, fungsi audit sekarang sudah semakin meluas dan melingkupi hampir semua aspek manajemen. Ada audit keuangan, finansial, Information Technology, Safety, Lingkungan, audit energy dan bahkan SDM sendiri termasuk obyek yang dapat diaudit. Terus apa yang dimaksud dengan Audit SDM?.
Audit SDM adalah proses meninjau (review) secara komprehensif suatu sistem dan/atau proses suatu organisasi apakah sudah memenuhi kebutuhan atau proyeksi masa depan kebutuhan fungsi SDM organisasi, baik apakah itu untuk memenuhi standar lokal (pemda, pemprov), standar internal (SOP, Company Policy) atau regulasi (International Standard atau Standar pemerintah).
Manfaat Audit SDM
Manfaat utama dalam audit SDM diantaranya bisa mengetahui proses mana yang belum memenuhi persyaratan hukum berlaku sehingga meminimalisir proses internal organisasi yang berpotensi melanggar hukum, dan yang terpenting adalah membantu organisasi secara sistematis untuk mengidentifikasi kondisi saat ini serta langkah aksi apa yang perlu dijalankan untuk meningkatkan kinerja proses fungsi SDM.
Kegagalan dalam mengidentifkasi penyebab potensial yang bisa membahayakan atau berpotensi melanggar hukum dapat menimbulkan efek yang merugikan perusahaan atau organisasi. Karena itu, audit SDM merupakan salah satu cara untuk mengenal sejauh mana proses internal, sistem prosedur organisasi sudah memenuhi aspek keamanan baik secara hukum maupun juga membantu mengidentifikasi bagian SDM yang belum berjalan secara efektif dan efisien. Peninjauan secara berkala terhadap sistem dan prosedur organisasi yang berhubungan dengan SDM, tidak hanya membantu agar sistem dan prosedur tetap memenuhi persyaratan, namun juga membantu aspek finansial perusahaan agar tetap stabil dan mantap.
Obyek SDM yang diaudit
Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai berikut :
• Fungsi Perencanaan : Manpower Planning, Manpower Recruitment, Manpower Fulfillment, Sourcing Candidate.
• Fungsi Pengembangan : Training, Development, Coaching, Mentoring.
• Fungsi Informasi & Teknologi : Personnel Data base, Sistem Informasi Manajemen SDM (HRIS).
• Fungsi Pemerliharaan : Industrial Relation, Corporate Social Responsibility.
• Fungsi Penghargaan dan Penghukuman : Compensation & Benefit, Reward, Termination, Punishment.
• Fungsi Peningkatan kinerja : Performance Management System, Pay for Performance.
Dari aspek diatas, kebanyakan masih berkutat dalam hal sistem dan prosedur dimana aspek ini sering disebut sebagai sisi Hard Capabilities Organisasi. Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi pertimbangan audit, adalah juga mengaudit aspek Soft Organisasi, antara lain :
• Budaya Organisasi,
• Audit competency staff SDM,
• Audit kepuasan terhadap fungsi SDM.
Ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang mesti diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari perspektif dan tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan tersebut.
Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain :
• Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari
• Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement
• Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi
• Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan regulasi yang ada.
Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah :
• SOP, aturan dan prosedur yang ada
• Pimpinan Departemen SDM atau personalia
• Pimpinan Departemen lain
NSTRUMEN-INSTRUMEN AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA
Ada beberapa instrumen pengumpulan informasi yang membantu dalam menghimpun data aktivitas-aktivitas sumber daya manusia, diantaranya :
• Wawancara
Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber informasi mengenai aktivitas sumber daya manusia. Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang yang membutuhakn perbaikan. Kritik dari karyawan dapat menunjukkan tindakan-tindakan yang harus diambil oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka. Demikian juga, sumbang saran manajer dapat mengungkapkan cara-cara untuk memberikan mereka servis yang lebih baik.
• Kuisioner
Karena wawancara itu menyita waktu dan mahal serta kerap hanya terbatas pada sedikit orang, banyak departemen sumber daya manusia yang menggunakan kuisioner-kuisioner untuk memperluas lingkup riset mereka. Selain itu, kuisioner jug dapat memberikan jawaban-jawaban yang lebih terbuka dibandingkan wawancara tatap muka.
• Informasi Eksternal
Informasi adalah alat sentral dari tim audit. Perbandingan-perbandingan luar memberikan kepada tim audit suatu perspektif terhadapnya aktivitas-aktivitas perusahaan dapat dinilai.
Kesimpulan:
Audit SDM merupakan proses mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja.
Audit SDM juga dapat menimbulkan efek yang merugikan perusahaan atau organisasi. Karena itu, audit SDM merupakan salah satu cara untuk mengenal sejauh mana proses internal yang dapat mengidentifikasi bagian SDM yang belum berjalan secara efektif dan efisien.
DOzen : Renny Nur'aini
Langganan:
Postingan (Atom)
